Abbiamo il piacere di intervistare un super esperto di Project Management: Cristiano Ottavian, Project Manager e formatore. Cristiano è molto attivo nella divulgazione di tematiche relative al Project Management e scrive spesso su LinkedIn e su altre rubriche. Oggi ha risposto alle nostre domande.

Ci spiegherà cosa fa un Project Manager, che formazione deve avere, che competenze hard e soft deve possedere e molto altro. Se stai cercando un Project Manager, o se sei interessato ad intraprendere questa professione, queste informazioni ti saranno molto utili.

Se sei curioso di conoscere meglio Cristiano Ottavian puoi visitare il suo profilo su LinkedIn

Cristiano, raccontaci qualcosa di te

Sono un Project Manager appassionato di Project Management.

Lo sono da vent’anni, l’ho fatto prima in azienda e poi come esterno, in vari contesti e in diverse tipologie di progetto.

Da qualche anno, come formatore e consulente di Project Management, più che gestire progetti insegno agli altri a farlo, o comunque aiuto chi già lo sa fare a farlo sempre meglio.

Dacci una definizione generale di Project Manager

Il Project Manager è il gestore di un progetto, semplice.

Ma per quanto sia semplice, da quanto rilevo nelle aziende, sembra non se ne abbia una chiara comprensione, soprattutto in Italia.

Per chiarire questo ruolo professionale, che all’interno delle organizzazioni è tipicamente ricoperto da dipendenti (ma più raramente può essere un consulente esterno), è necessario intendere cosa sia un progetto.

È bene non cadere nell’equivoco di “progetto” come “elaborato grafico”, cioè quello che decenni fa si tracciava con china e squadra al tecnigrafo, mentre oggi si fa al computer mediante software di modellazione 3D.

Quello è il “Design”, non è il “Project”.

Un progetto è una “iniziativa temporanea, intrapresa per creare un unico prodotto, servizio o risultato”.

Quindi un progetto può essere: la costruzione di un edificio, dalla decisione (basata su di uno schizzo) all’inaugurazione dell’opera realizzata; lo sviluppo di un software, dalla rilevazione del bisogno all’approvazione dei test da parte degli utenti; la creazione di un nuovo prodotto industriale, dall’approvazione del concept all’avvio della produzione in serie; la realizzazione di una commessa, dall’accordo con il cliente alla consegna del prodotto realizzato ad hoc; l’allestimento di un servizio, dalla definizione dei criteri di funzionamento all’attivazione del servizio stesso; la realizzazione di eventi, dalle prime idee al giorno fatidico, e la gestione di tutto ciò che può essere il seguito; oppure operazioni straordinarie aziendali, per esempio fusioni, acquisizioni, dalle valutazioni iniziali all’operatività a regime delle nuove entità; come pure le riorganizzazioni aziendali, i progetti formativi, l’ottenimento di una certificazione, trasferimenti in nuove sedi, etc.

Queste sono iniziative che ricomprendono varie attività, anche operate da diversi attori, e tutte comunque finalizzate alla realizzazione, in un determinato periodo (normalmente entro una determinata scadenza) di un risultato “tangibile”, concreto, unico.

Ecco, tali attività vanno organizzate, in maniera che non ci siano ritardi o costi eccessivi rispetto a quelli reputati corretti. Questa organizzazione si chiama Project management.

Bene, ma cosa fa un Project Manager?

Il Project Manager gestisce, non fa! O meglio, può anche essere coinvolto operativamente, ma il suo ruolo è preparare e organizzare il lavoro degli altri coinvolti nel progetto, in modo tale che le cose funzionino al meglio, cioè con efficacia (centrando gli obiettivi predefiniti) ed efficiente (non sprecando preziose risorse aziendali).

In pratica si tratta di sviscerare il progetto nelle sue parti, prevedendo di coinvolgere chi di dovere e condividere il modo migliore per affrontare il progetto e portarlo al successo. Ovviamente la gestione prevede di monitorare e controllare le attività, per intervenire in caso di problemi, ma soprattutto prevenendoli, in modo tale che non si debbano rincorrere gli eventi, ma che essi seguano un “copione”, per quanto flessibile in base alle circostanze.

Qualcuno pensa che basti “fare un Gantt”…

Già sarebbe buona cosa saper fare bene un Gantt, non come rilevo si faccia in moltissime realtà. Non è il grafico ad essere importante, ma il lavoro di condivisione che viene fatto prima (e anche dopo!).

Qualcuno identifica il Project Manager come quella persona incaricata di “fare le stime”, “battere il tempo”, e altre attività che presuppongono il comando, l’imposizione…

Beh, no, anche se in situazioni estreme una certa direttività è necessaria, non è così.

Un Project Manager non imposta il progetto senza tenere in considerazione il contesto, gli attori coinvolti, le difficoltà ed i rischi a cui il progetto è esposto.

Il fattore critico di successo nella gestione progettuale è proprio la capacità di coinvolgere tutte le prospettive del progetto (e sono molte), allineare le varie esigenze e trovare una soluzione, fattibile, che nel rispetto dei vincoli dati permetta di raggiungere l’obiettivo.

Insomma, il Project Manager rende il progetto reale e fattibile, mettendo in condizione ogni componente del team di dare il suo specifico contributo, così da completare il progetto con successo.

Che background o formazione sono necessari?

È un mestiere molto pratico, e normalmente si arriva a fare il Project Manager senza rendersene conto, imparando da altri colleghi che trasferiscono il loro modo di gestire progetti.

Questo non significa che non ci siano dei riferimenti teorici, anzi.

Se un Project Manager lo vuole fare professionalmente, non può non studiare le basi teoriche, e anche delle pratiche avanzate, sia per dare struttura al proprio modo di operare, sia per imparare a lavorare meglio. Così facendo matura competenze che lo abilitano a portare a compimento i progetti con successo.

Esistono corsi di Project Manager un po’ ovunque, ma a chi vuole intraprendere tali percorsi consiglio di verificare due semplici caratteristiche: 1) che il corso abbia come riferimento uno standard o una metodologia internazionale; 2) che il docente abbia realmente svolto progetti in maniera professionale, cioè non sia un improvvisato o abbia riferimenti meramente teorici, meglio se è certificato rispetto allo standard di PM su cui si basa il corso.

Ma per assumere il ruolo di Project Manager sono necessarie particolari certificazioni?

No, il ruolo di Project Manager è attribuito da chi lo incarica di gestire il progetto, in termini specifici si chiama Sponsor, cioè quella persona che autorizza formalmente il progetto.

Anche chi desidera porsi sul mercato come Project Manager non deve munirsi di abilitazioni o qualifiche di sorta.

Certo che volontariamente possono intraprendere percorsi formativi e conseguire credenziali e certificazioni specifiche (ce ne sono diverse) che hanno la funzione di conferma per il mercato delle acquisite competenze, verificate da enti seri e autorevoli di Project Manager.

Anche la legge italiana garantisce questa libertà.

Che caratteristiche tecniche deve avere un Project Manager?

Caratteristiche tecniche…

Diciamo che un Project Manager è una persona pratica, proattiva, dotato di logica e visione sistemica, attitudine alla leadership. Ovviamente deve avere anche delle competenze del comparto e della tipologia industriale in cui gestisce i progetti.

Le competenze tecniche specifiche di un Project Manager sono relative alla comprensione e definizione dei dettagli, la capacità di analizzare cause e conseguenze, la programmazione delle attività, ma ci sono anche altre competenze, diciamo relazionali, fondamentali per un ruolo pienamente efficace.

Quali soft skill sono necessarie per essere un buon Project Manager?

Un Project Manager è gestore di attività, ma le attività sono fatte dal team e quindi è anche un “conduttore” di persone. Alcune sono appartenenti alla propria azienda, ma altre militano in aziende fornitrici o in altre organizzazioni ed enti coinvolte nel progetto. Lo stesso cliente può essere esterno (è il caso di un progetto esterno, in contrapposizione al progetto interno, cioè quello in cui il committente appartiene alla stessa organizzazione), e quindi il Project Manager deve possedere competenze relazionali, negoziali e spesso anche commerciali. Deve saper gestire conflitti, motivare, deve avere una coerente etica del lavoro e un allineamento ai valori ed obiettivi aziendali.

In generale, al Project Manager sono richieste ottime capacità di comunicazione, di interpretazione del contesto e di orientamento al valore, oltre che al business.

Ci sono dei gruppi o delle associazioni di riferimento dove i Project Manager si ritrovano?

Ci sono diverse organizzazioni e comunità di pratica, sia di derivazione internazionale, quali il PMI (Project Management Institute, di derivazione statunitense), l’IPMA (International Project Management Association, nata in Austria ma ora di base in Svizzera), l’APM (Association for Project Management, che in UK è anche register, cioè ordine professionale), e molte altre…

In ambito nazionale l’ISIPM (Istituto Italiano di Project Management) è il più autorevole organismo di sensibilizzazione e diffusione della cultura del Project Management in Italia.

Consiglieresti ad un giovane di intraprendere la carriera di Project Manager? Raccontaci gli aspetti più interessanti del ruolo di un Project Manager.

Sicuramente sì.

Anzi, consiglio sempre a tutti di apprendere almeno le basi di una corretta gestione progettuale. Non solo perché è utile qualora si sia coinvolti come membri del team di progetto aziendale, ma perché tutti noi siamo Project Manager dei progetti che affrontiamo nella vita privata, nello sport, negli hobby, nell’organizzare eventi, vacanze, nel realizzare piccoli lavori domestici…

Il Project Manager è una disciplina trasversale ai settori e alle industrie, che risulta utilissima in molte occasioni di vita quotidiana.

In più, se osserviamo le tendenze del mondo di lavoro che muta sempre più velocemente, le aziende sono sempre più orientate a lavorare per progetti (e spesso si riorganizzano per progetti), sempre più numerosi, più complessi e più determinanti dal punto di vista strategico.

Quindi la capacità di lavorare per progetti non è solo fondamentale per il lavoro di oggi, ma lo sarà ancora di più per il futuro.