Nuovo assunto in azienda: che fare? Se il tuo obiettivo è attirare e trattenere i talenti, è bene iniziare da subito, già dalle fasi finali del processo di recruiting. Scopri come gestire al meglio il processo di onboarding per “portare a bordo” le nuove risorse e inserirle al meglio, con tutte le fasi e i nostri consigli di Recruiters.
La selezione è chiusa, il nuovo assunto sta per arrivare in azienda ed entrare a tutti gli effetti nel team. Tutto bene quel che finisce bene dunque? Non proprio. Parliamo molto di come attrarre e trattenere i talenti, ma spesso si tende a sottovalutare un momento chiave della vita professionale di una risorsa: l’inizio del suo inserimento aziendale. Per questo motivo, in questo articolo vogliamo approfondire come creare un onboarding efficace, ovvero il processo con cui trasformare i neoassunti in soggetti attivi all’interno dell’organizzazione.
Onboarding: di che cosa si tratta?
Con questo termine si indica il processo successivo all’assunzione e che porta all’inserimento del nuovo dipendente all’interno dell’azienda.
Una fase, quindi, che prende il via con la fine del processo di recruiting e che mira a trasmettere al nuovo arrivato tutte le informazioni di cui ha bisogno per essere realmente operativo in azienda. Non solo, quindi, gli aspetti più legati alle attività che deve seguire (sia da solo, che insieme al team di lavoro), ma anche l’insieme di valori, la cultura aziendale e le prassi operative che ha iniziato a conoscere nelle fasi di selezione e che adesso si troverà a vivere nel quotidiano.
È un momento delicato di passaggio che non si chiude con una presentazione ed un invito a pranzo il primo giorno, e nemmeno con un follow up nella prima settimana.
L’onboarding può trasformarsi in un processo strategico per creare un legame positivo e duraturo tra il nuovo membro del team e l’organizzazione. Per questo occorre una pianificazione solida, strutturata e, ovviamente, che vada ben oltre la mail di benvenuto/a al primo giorno di lavoro!
Come mai? Lo sveliamo subito.
Partire al meglio
Chi inizia bene è già a metà dell’opera, si dice. Già in passato abbiamo evidenziato i rischi del sottovalutare l’importanza di un inserimento efficace (se te lo sei perso, ecco l’articolo: Nuovo assunto: maneggiare con cura) e il perché è presto detto: capita sempre meno raramente di perdere candidati nel primissimo periodo d’inserimento in azienda. Non solo, a chiunque lavori nelle Risorse Umane sarà capitato di veder “sparire” i candidati anche dopo che hanno firmato la lettera d’impegno, ancor prima del primo giorno effettivo di lavoro.
Dove sta il problema?
Spesso si sottovaluta il percorso di ambientamento del nuovo arrivato, dando per scontato che, una volta assunto, si inserisca “automaticamente” nel contesto. Un po’ come un pezzo di puzzle che si incastra alla perfezione con gli altri senza alcun intervento da parte nostra: basta solo trovare il suo posto e il gioco è fatto.
Proprio qui sta l’errore: far sentire il nuovo dipendente abbandonato in una sorta di “limbo”. Non gli viene offerto il giusto accompagnamento per renderlo indipendente il prima possibile nel suo lavoro, facendogli conoscere l’azienda, i suoi spazi d’azione e i suoi altri colleghi.
Come fare un onboarding efficace
Partiamo da un presupposto: l’onboarding deve iniziare già nella fase finale di reclutamento.
Dopotutto, il candidato non è ancora realmente ingaggiato all’interno dell’azienda, perciò, davanti a un’offerta più vantaggiosa o ad un ripensamento dell’ultimo minuto, non si farà troppi problemi a scegliere l’opzione che gli sembrerà più vantaggiosa. E, sì, come detto prima, non c’è lettera d’impegno che tenga in questi casi.
Perdere il proprio candidato preferito non è solo frustrante, ma significa anche riaprire la selezione e, con essa, la necessità di investire nuovamente altro tempo e denaro (che potevano essere investiti in altre attività).
Ai responsabili delle Risorse Umane spetta quindi l’arduo compito di scongiurare questa eventualità, progettando e attuando un processo di onboarding che sia coinvolgente, formativo e orientato alla “messa in moto” del neoassunto a tutto tondo.
L’analisi iniziale
Un buon punto d’inizio è fissare questi punti chiave che guideranno tutto il processo di onboarding:
- quale immagine dell’azienda si vuole trasmettere ai neoassunti?
- quali valori e principi della cultura aziendale è importante trasmettere sin da subito?
- che ruolo avranno gli altri dipendenti nel processo di onboarding?
- che attività e materiali possono essere utili in questo processo?
- quanto deve durare l’onboarding?
- quali metriche sono da usare per misurarne l’efficacia?
In questo modo sarà possibile dare forma alla strategia e mettere a fuoco le azioni e la procedura di onboarding aziendale che si intende creare.
Le fasi del processo di onboarding
Un onboarding efficace non si limita a formare la sola operatività, ma occorre includere al suo interno elementi e attività che aiutino il dipendente a sentirsi parte del team aziendale. Per questo motivo, non sono solo le HR ad essere coinvolte nell’arrivo di un nuovo dipendente, ma tutti i colleghi giocano un ruolo importante.
Ecco alcuni suggerimenti da seguire nelle varie fasi del processo di onboarding:
Dalla firma al primo giorno di lavoro
L’obiettivo in questa primissima fase è far sentire la risorsa “già dentro” in azienda, seppur a distanza. Ben vengano iniziative per presentare il team (e-mail di presentazione, video call, incontri, invio di materiali informativi, ecc.), così da evitare ansie ed imbarazzi tipici del primo giorno e il neoassunto sentirà di entrare in un ambiente che già conosce in parte. È buona cosa anche predisporre in anticipo i device aziendali e la nuova postazione di lavoro, così da poter dedicare il primo giorno ad attività più importanti.
Il primo giorno di lavoro
Quando finalmente il neoassunto varca la porta, si passa a concretizzare l’accoglienza iniziata nei giorni precedenti. Fare un tour dell’azienda per far conoscere gli spazi e tutti i colleghi, coinvolgerlo in un pranzo di benvenuto con il team, i capi o le persone con cui lavorerà a stretto contatto, sono aspetti importanti quanto la formazione su strumenti e procedure dell’azienda.
La prima settimana
Finite le introduzioni, è bene creare l’agenda delle attività per i primi giorni, definendo i momenti di formazione iniziale e i momenti di confronto con i responsabili e con il tutor aziendale. In questo modo, il nuovo dipendente saprà orientarsi sugli obiettivi attesi e si attiverà di conseguenza.
La seconda e terza settimana
È in questa fase che la nuova risorsa si integra davvero nel tessuto aziendale e inizia ad essere un soggetto realmente attivo. Qui è fondamentale farle percepire il suo valore all’interno dell’azienda, oltre a farle conoscere la realtà in cui lavora ancora più nel profondo. Riuscire ad organizzare meeting anche con la dirigenza può essere molto utile per dare un volto più “umano” a chi guida l’azienda mentre restano fondamentali gli incontri con il team HR, punto di riferimento e confronto nel suo progredire all’interno dell’organizzazione.
Dalla quarta settimana alla fine del periodo di prova
In questo periodo è importante creare momenti di feedback con il rispettivo responsabile per tenere costantemente monitorati progressi ed eventuali difficoltà e aggiustare il tiro in tempo reale. Sono momenti in cui sia il neoassunto che il suo manager potranno confrontarsi ed esprimere il proprio parere su come stia procedendo il processo di onboarding. L’obiettivo di questi incontri è capire se la nuova risorsa è convinta ed entusiasta di rimanere al termine del periodo iniziale di inserimento, valutando e monitorando i suoi progressi e l’adattamento generale durante tutto il periodo.
I consigli di Talent’s Angels
Alcuni nostri consigli per un onboarding efficace:
Un’accoglienza calorosa
La prima impressione, si sa, è fondamentale per creare un buon rapporto. Non sottovalutare il potere di un benvenuto caloroso: una nuova agenda, un piccolo presente o un momento di presentazione collettiva (se possibile!) farà sicuramente un’ottima impressione alla nuova risorsa.
Mentoring e affiancamento
Assegnare un referente per aiutare il nuovo dipendente ad integrarsi e prendere dimestichezza con strumenti e attività favorirà il processo d’inserimento e lo renderà più rapido.
Formazione a tutto tondo
La formazione dovrebbe essere ben strutturata e mirata a fornire le competenze e le conoscenze necessarie per svolgere il lavoro in modo efficace, ma non solo: è importante che il neoassunto comprenda i valori, la missione e la cultura aziendale per comprendere il contesto in cui opera.
Feedback e valutazione
Creare momenti di feedback regolari e via via meno frequenti man mano che si procede con l’inserimento permette di monitorare il progresso ed identificare eventuali difficoltà.
Darsi tempo
L’onboarding non dovrebbe esaurirsi nei primi giorni o settimane, ma continuare per i primi 4-6 mesi di lavoro. Dopotutto, nemmeno Roma è stata costruita in un giorno! Occorrono mesi per accogliere e integrare una persona all’interno di un’organizzazione.
Hai un nuovo assunto in arrivo e vorresti capire come strutturare il suo inserimento in modo efficace?
Noi angeli della selezione ti possiamo aiutare: contattaci per capire come accelerare l’onboarding dei nuovi talenti in azienda.
